Hot desking, czyli praca przy tzw. gorących biurkach

Hot desking to model pracy zakładający, że pracownicy nie mają w firmie swoich stałych miejsc pracy, a jedynie korzystają z pewnej liczby ogólnodostępnych. Żadna nowość, bo ta forma debiut zaliczyła pod koniec lat 80. Jednak teraz przeżywa rozkwit. Dlaczego i jak dobrze zorganizować hot desks w firmie?

PO CO KOMU PUSTE BIURO?

Wyobraźmy sobie biuro. Dość duże. Stoi w nim kilka biurek przygotowanych dla pracowników działu handlowego. Zaglądamy tam o ósmej: jedna osoba sprawdza wiadomości przy swoim biurku, pozostałe stoją puste. Około południa – podobnie. Pod koniec dnia połowa biurek jest zajęta. Taka sytuacja powtarza się w wielu firmach, w których funkcjonuje grupa pracowników mobilnych: inżynierów, kontrolerów, handlowców właśnie. W skrajnych przypadkach większa część przestrzeni zajmowanej przez firmę przeznaczona jest na biurka, które przez większość czasu stoją puste! Bezsensownie zajęta przestrzeń, koszty urządzenia, wyposażenia i comiesięcznego utrzymania miejsc pracy, które pozostają niewykorzystane. Czyste marnotrawstwo. I tutaj właśnie pojawia się idea hot desk – w dosłownym tłumaczeniu – gorących biurek.

Polecamy poradnik: Jak stworzyć w biurze strefę chill-out

DWA MODELE – W PRAKTYCE JEDEN

Świat zna dwa modele pracy w takim trybie. W obu mamy biurka, bądź miejsca przy stołach nieprzypisane do konkretnych pracowników. Pracownik z założenia pracujący w terenie. Czasem musi pojawić się w firmie i na miejscu wykonać zadanie. Przyjeżdża, rozgląda się, wybiera jedno z wolnych miejsc, wykonuje zadanie i jedzie dalej. Dokumenty chowa do przypisanej sobie szafki lub zabiera z sobą. W większych firmach o bardziej rozbudowanych potrzebach funkcjonują systemy rezerwacji miejsc. To cechy wspólne. Odmienność modeli polega na tym, że podczas gdy w jednym pracownik zastaje kompletnie urządzone stanowisko pracy z komputerem, na którym loguje się na swój zdalny pulpit, w drugim laptopa przynosi z sobą i siada przy pustym biurku lub stole, na którym znajdzie co najwyżej przybornik z długopisami, a czasem monitor i stację dokującą. Dlaczego w praktyce funkcjonuje jeden? Bo w polskich realiach ten pierwszy model spotkać można jedynie w nielicznych oddziałach międzynarodowych korporacji, najbardziej zaawansowanych technologicznie. Polski handlowiec, czy kontroler na ogół pracuje z notebookiem, który zawsze ma przy sobie. I model pustych biurek najbardziej się sprawdza nawet w stosunkowo niewielkich firmach.

A PO CO TO, A NA CO TO

Wprowadzanie do firmy modelu pracy na „gorących biurkach” przynosi kilka korzyści: pierwszym i najbardziej znaczącym jest znaczne ograniczenie kosztów związanych z wyposażeniem i utrzymaniem zbędnych stanowisk pracy oraz zajmowanej przez nie przestrzeni. Drugą ważną kwestią jest możliwość wykorzystania odzyskanej powierzchni: część biur można wynająć innej firmie, zagospodarować na gabinety dla innych działów, sale konferencyjne itp. Zwiększa się też znacznie elastyczność firmy w sferze polityki zatrudnienia, co z kolei umożliwia nieraz bardziej dynamiczny rozwój.

HOT DESKÓW NIE WPROWADZAJ NA GORĄCO

Wprowadzenie do firmy systemu pracy na „gorących biurkach” oznacza nie tylko przemeblowanie, ale przede wszystkim istotne zmiany organizacyjne, mocno sprzężone z przyzwyczajeniami pracowników. A tak poważnych zmian nie wprowadza się ad hoc. Krokiem, którego nie sposób ominąć, powinno być wykonanie solidnego audytu, obejmującego tryb pracy firmy i poszczególnych pracowników oraz potrzeby i oczekiwania tych ostatnich. Ilość biurek musi być starannie wyliczona, żeby zapewnić ich optymalne wykorzystanie bez przestojów w pracy, gdy nagle okaże się, że przez niedoszacowanie projektanta, kilku pracowników nie może na bieżąco wykonywać zadań.Należy też wziąć pod uwagę strukturę zatrudnienia i właściwości poszczególnych pokoleń pracowników. Jeśli podporą firmy są pracownicy z pokolenia X, o pewnych ustalonych przyzwyczajeniach, nie zawsze można sobie pozwolić na totalną rewolucję. Wszystkie niuanse musi uwzględniać projekt. Dobry projekt.

HOT DESK W PRAKTYCE

Rozwiązań stosowanych w firmach pracujących w takim modelu jest wiele. Ich wybór zależy od przyjętego budżetu, oczekiwań klienta. Sugestie na ogół wypływają z poprawnie wykonanego audytu. Firma może postawić na biuro z kompletnie wyposażonymi biurkami, postawionymi w pewnej odległości od siebie albo zestawionymi i oddzielonymi jedynie niskimi przepierzeniami. Stosuje się też tutaj stoły do pracy zespołowej z mediaportem pośrodku. Popularnym modelem jest wykorzystanie sal konferencyjnych, szczególnie jeśli zamiast jednej dużej, w firmie znajduje się kilka mniejszych, lub ta większa została wyposażona w dobrze izolujące akustycznie mobilne ściany konferencyjne, umożliwiające dzielenie przestrzeni.

Przeczytaj również: Przyroda wkracza do biur 

Bardzo ważna jest możliwość pewnej indywidualizacji miejsca pracy. Jeśli przy jednym biurku ma komfortowo i efektywnie pracować na zmianę pracownik wzrostu 150 cm oraz drugi 40 cm wyższy, biurko musi mieć możliwość łatwej regulacji wysokości. Najwygodniej – elektronicznie. Nieco taniej – manualnie. Bardzo praktycznym rozwiązaniem są stoły i biurka z odsuwanym blatem i ukrytym pod nim mediaportem.

Druga kwestia to fotele. Z jednej strony wypadałoby zasugerować modele o szerokim zakresie regulacji, z drugiej jednak jeśli jedna osoba na danym miejscu pracuje 2-3 godziny dziennie, można pokusić się o oszczędności i wprowadzić tańsze rozwiązania. Można też wprowadzić dwa warianty: porządne fotele pracownicze na wypadek potrzeby dłuższej pracy i większość prostych choć wygodnych krzeseł konferencyjnych.

Czy ten model przyjmuje się w polskich firmach? W coraz większej ich ilości. I to z takim powodzeniem, że śmiało można rekomendować wprowadzanie takiej formy organizacji pracy wszystkim klientom, posiadającym działy pracujące mobilnie. Potrzeba jednak uwagi, wrażliwości i znajomości reguł zarządzania. Szczególnie istotne jest tutaj dostosowanie się do zasad coraz lepiej opisanego obszaru zarządzania zmianą. Te elementy są konieczne, by wykonać dobry projekt. A dobry projekt to podstawowy warunek sprawnego wdrożenia zmian w firmie.