Co to jest audyt oczekiwań i dlaczego warto go przeprowadzić

Aby dowiedzieć się, ćzego w miejscu pracy potzrebuje pracownik coraz więcej firm, przed planowanym remontem lub przeprowadzką decyduje się przeprowadzić wśród pracowników audyt oczekiwań odnośnie ich nowych miejsc pracy. I jest to słuszna decyzja z kilku względów.

PRACOWNIK ZYSKUJE WPŁYW

Po pierwsze w miejscu, na którego kreację użytkownik ma wpływ, czuje się lepiej. Odczuwa większą współodpowiedzialność za firmę, a to przekłada się na zaangażowanie w pracę. Po drugie, to jeden z trendów, któremu na dłuższą metę chyba nie ma co się przeciwstawiać. Coraz modniejsze staje się ostatnio słowo „partycypacja”. Ludzie w różnych miejscach decydują o tym, jak ma wyglądać ich otoczenie. Gdzie chcemy park, skwer z placem zabaw, a gdzie pomnik. Coraz częściej też decydujemy o wyglądzie miejsc pracy. Większość pracowników uważa, że to pozytywny, a nawet konieczny trend. Dlatego wielu z nas wręcz oczekuje, że pracodawca zapyta o to, jak ma wyglądać nasze miejsce pracy.

A czy pracodawcy pytają? Jeśli chodzi o stosunek to wprowadzania zmian konsultowanych z pracownikami, to można wymienić trzy grupy firm. Pierwsza grupa to takie, które są bardzo świadome i same uważają, że takie badania są konieczne. Firmy z drugiej grupy nie są świadome, ale za to otwarte na nowości i propozycje. Trzecia zaś grupa, to takie, które w ogóle nie są skłonne inwestować w badania i brać zdania pracowników pod uwagę.

Tymczasem naprawdę warto. Bo jeśli przy okazji remontu firmy uda się osiągnąć efekt synergii w postaci większego zaangażowania pracowników i to niewielkim kosztem, to dlaczego nie?

Klasyczny już przykład wpływu użytkowników na aranżację przestrzeni pochodzi z osiedli. Niegdyś chodniki wyznaczało się od razu, wraz z projektem rozmieszczenia budynków. W efekcie powstawało mnóstwo „dzikich” ścieżek, bo ludzkość skracała sobie drogę, przecinając trawniki. W odpowiedzi na to część deweloperów zaczęła stosować inną metodę. Po oddaniu osiedla do użytku nie ma na nim ani jednego chodnika. Pusty plac lub wielki trawnik zostają zagospodarowane dopiero gdy mieszkańcy wydepczą sobie ulubione szlaki komunikacyjne. Kosztów dodatkowych w zasadzie brak, a otoczenie wygląda estetyczniej i mieszkańcom żyje się lepiej, gdy są zadowoleni. Analogicznie – po co pracownika ma codziennie rozpraszać i irytować nie pasujące mu ustawienie biurka? Zapytajmy go, jak je ustawić!

NAJWIĘKSZY BŁĄD AUDYTU

Sęk w tym, że kiedy nawet audyt jest przeprowadzany, to często jest tak, że audytor nawet nie dociera do użytkowników. Zatrzymuje się na menedżerach. A tym z kolei wydaje się, że doskonale znają wszystkie potrzeby swoich pracowników. W praktyce na ogół nie znają ich wcale. I na tym właśnie polega największy błąd audytu, który przeprowadzony w ten sposób nie przyniesie oczekiwanych efektów.Oczywiście trudno powierzać szeregowym pracownikom podejmowanie daleko idących decyzji. W optymalnym modelu najlepiej będzie zapytać ich o potrzeby, opinie i wskazówki, zaś decyzję o wdrożeniu poszczególnych działań pozostawić decydentom odpowiadającym za finanse.

AUDYT NA TRZY SPOSOBY

Sposobów zapytania o zdanie użytkowników jest zapewne wiele. Omówmy trzy najczęściej spotykane. Pierwszy z nich to stara dobra ankieta. Większość pytań siłą rzeczy powinna być otwarta. Warto, by ankiety trafiały bezpośrednio do osób badanych bez pośrednictwa managerów. W niektórych zespołach samo podejrzenie, że przełożony przeczyta ankietę, może zmniejszyć szczerość udzielanych odpowiedzi.Drugim sposobem jest rozmowa. Spotykamy się z zespołem lub z poszczególnymi użytkownikami z osobna i zadajemy te same pytania, co w ankiecie. Wybór tego rozwiązania oznacza większą ilość czasu i pracy poświęconych na badanie, ale będzie ono z pewnością bardziej rzetelne, bo o wiele spraw w rozmowie można dopytać. Optymalnym wydaje się połączenie tych metod. Na podstawie informacji zawartych w ankietach, audytor może wybrać wątki warte pogłębienia w rozmowie bezpośredniej.Trzecia metoda znana jest z branży controllingu. Polega ona na tym, że do firmy wysyła się badacza, który jako osoba niezaangażowana w codzienną pracę firmy, układy i zależności, obserwuje i bada jej rytm. Zauważa, co pracownikom poszczególnych działów przeszkadza, a co ułatwiłoby im pracę. Spaceruje po korytarzach, poznaje grafik, załogę firmy. W razie potrzeby może z użytkownikami porozmawiać.

PO PROSTU UŻYTECZNOŚĆ

Pierwsza sprawa, z jaką należy się zmierzyć, to wspomniana już kwestia biurek. Ich ustawienie, wyposażenie, ale też sposób pracy: czy pracownicy faktycznie spędzają przy nich dużo czasu, czy może sporadycznie. Czy pracują w innych miejscach. A może w firmie pojawiają się sporadycznie? Jaki jest styl pracy w firmie? Które funkcje warto pozostawić w oddzielnych przestrzeniach, a z których stworzyć open space? Czy pomieszczenia powinny być nastawione bardziej na zapewnienie komfortu w pracy indywidualnej, czy ułatwiać pracę zespołową?

Badanie obejmuje styl pracy, to, czego ludzie do niej potrzebują. Pojawiają się kwestie zmniejszania akustyki, szczególnie w otwartych przestrzeniach biurowych. Pracownicy zgłaszają nieraz potrzeby wręcz odosobnionych miejsc do udziału w telekonferencjach, czy przeprowadzania rozmów telefonicznych. I wówczas bez zbędnych strat przestrzeni montuje się np. specjalne budki telefoniczne.

Niezwykle istotne są też ciągi komunikacyjne. Ustalenie jakie drogi najczęściej pracownicy danych działów przemierzają każdego dnia, w fundamentalny sposób wpływają na funkcjonalność przyszłego projektu. Jeśli jakiś dział bardzo często korzysta z sali konferencyjnej, warto umiejscowić go w jej pobliżu. Zwraca się uwagę na rozmieszczenie drukarek, kopiarek i wiele rzeczy, które na pierwszy rzut oka mogą nie wydawać się istotne.

Projektant przeanalizuje również funkcjonujące nawyki pracowników, bo niektórych z nich czasem nie warto zmieniać, jeśli mają się wiązać z nadmiernym dyskomfortem zespołu.I jeszcze jeden, bardzo ważny wniosek, który nasuwa się po większości spotkań z klientami i ich pracownikami: oczekiwania i potrzeby różnych członków zespołu oraz kadry zarządzającej często są rozbieżne, a nawet sprzeczne. Prawidłowo przygotowany, przeprowadzony i przeanalizowany audyt pomoże wypracować rozwiązania kompromisowe.